Política de privacidad y tratamiento de datos personales de Fudsia Pay

1. Identificación del Responsable

FUDSIA S.A.S., en adelante “Fudsia Pay”, es una sociedad constituida conforme a las leyes de la República de Colombia.

Para efectos de la legislación colombiana sobre protección de datos personales, los datos de identificación del Responsable del Tratamiento son:

• Razón social: FUDSIA S.A.S.
• NIT: 902096934-8
• Domicilio: Bello, Antioquia
• Dirección: Cra 50a 25 41
• Correo electrónico para protección de datos: fudsiapay@gmail.com
• Teléfono: 3225297939
• Sitio web: https://fudsiapay.com

La presente Política explica cómo Fudsia Pay recopila, utiliza, almacena, consulta, procesa, transmite, comparte y protege información personal relacionada con el uso de sus servicios.

2. ¿Qué es Fudsia Pay?

Fudsia Pay es una plataforma tecnológica que permite a comercios y negocios verificar, confirmar y conciliar pagos realizados mediante transferencias bancarias, códigos QR, llaves Bre-B y otros mecanismos de pago compatibles, sin recibir, custodiar ni administrar directamente el dinero de las transacciones.

Dependiendo de la configuración utilizada por cada comercio, Fudsia Pay puede recibir comprobantes de pago a través de WhatsApp, interfaces web u otros canales autorizados, extraer información de dichos comprobantes y contrastarla con información proveniente de fuentes autorizadas por el comercio, incluyendo notificaciones bancarias recibidas por correo electrónico.

Fudsia Pay puede utilizar reglas automatizadas, tecnologías de reconocimiento de información, OCR e inteligencia artificial para asistir en este proceso.

3. Alcance

Esta Política aplica al tratamiento de datos personales realizado a través de:

• El sitio web de Fudsia Pay.
• La plataforma y panel administrativo de Fudsia Pay.
• Los flujos de verificación de pagos.
• Los canales de WhatsApp conectados o utilizados con Fudsia Pay.
• Formularios y checkouts integrados con Fudsia Pay.
• APIs, webhooks e integraciones.
• Integraciones con cuentas de Google y Gmail.
• Comunicaciones con soporte.
• Relaciones comerciales con comercios, administradores y usuarios de la plataforma.

También podrá aplicarse a información recibida por Fudsia Pay por cuenta de los comercios que utilizan el servicio.

4. Rol de Fudsia Pay en el tratamiento de datos

Dependiendo de la relación y de la información procesada, Fudsia Pay podrá actuar como Responsable o como Encargado del Tratamiento.

4.1. Fudsia Pay como Responsable

Fudsia Pay actúa como Responsable cuando determina directamente las finalidades y medios del tratamiento, por ejemplo respecto de:

• Datos de registro de comercios.
• Datos de administradores y usuarios de cuentas Fudsia Pay.
• Información de contacto.
• Facturación.
• Atención al cliente y soporte.
• Seguridad de la plataforma.
• Prevención de abuso o fraude contra Fudsia Pay.
• Gestión contractual y comercial.

4.2. Fudsia Pay como Encargado

Cuando Fudsia Pay procesa información de compradores, pagadores o clientes finales por instrucciones de un comercio que utiliza la plataforma, el comercio será generalmente el Responsable del Tratamiento y Fudsia Pay actuará como Encargado.

Por ejemplo, esto puede ocurrir cuando un cliente envía un comprobante de pago a un negocio y este utiliza Fudsia Pay para verificar la transacción.

En dichos casos, el comercio es responsable de contar con las autorizaciones o bases legales necesarias para recolectar y tratar la información del cliente y para encargar su procesamiento a Fudsia Pay.

5. Datos que podemos tratar

Dependiendo de la forma en que se utilice Fudsia Pay, podremos tratar las siguientes categorías de información:

5.1. Datos de identificación y contacto

• Nombre y apellidos.
• Número de teléfono.
• Correo electrónico.
• Documento de identificación, cuando resulte necesario.
• Nombre del comercio o empresa.
• Cargo o relación con el comercio.

5.2. Información relacionada con pagos y transacciones

Podremos tratar información contenida en comprobantes, notificaciones o registros de pago, como:

• Valor de la transacción.
• Fecha y hora.
• Entidad financiera.
• Nombre del pagador o destinatario.
• Número o referencia de la transacción.
• Tipo de transferencia.
• Cuenta, producto financiero, llave o identificador relacionado con la operación, cuando aparezca en el comprobante.
• Estado de la verificación.
• Información necesaria para detectar transacciones duplicadas.
• Imágenes o archivos de comprobantes de pago.

Fudsia Pay no recibe ni custodia el dinero asociado con los pagos que verifica.

5.3. Información de WhatsApp y otros canales de comunicación

Cuando se utilicen canales de mensajería integrados con Fudsia Pay, podremos procesar información necesaria para prestar el servicio, incluyendo:

• Número telefónico.
• Identificador de la conversación.
• Mensajes relacionados con la verificación.
• Comprobantes, imágenes o documentos enviados.
• Fecha y hora de los mensajes.
• Información técnica necesaria para gestionar el flujo de verificación.

Fudsia Pay no pretende utilizar conversaciones ajenas a la finalidad del servicio cuando estas no sean necesarias para ejecutar la función solicitada.

5.4. Información de Google y Gmail

Cuando un comercio conecta voluntariamente una cuenta de Google con Fudsia Pay, podremos acceder a la información autorizada por el usuario mediante Google OAuth y las APIs correspondientes.

Esta información puede incluir, según los permisos autorizados:

• Dirección de correo electrónico de la cuenta conectada.
• Identificadores de mensajes.
• Remitente.
• Asunto.
• Fecha y hora.
• Metadatos.
• Contenido de determinados correos electrónicos.
• Información contenida en notificaciones bancarias recibidas por correo electrónico.

El alcance exacto dependerá de los permisos solicitados y autorizados mediante Google.

5.5. Información recibida por mensajes de texto (SMS)

Cuando el Comercio elige recibir las notificaciones de su banco por mensaje de texto, se instala una aplicación en un teléfono del negocio, autorizada por el propio Comercio mediante un código de activación. Esa aplicación identifica los mensajes provenientes de los remitentes autorizados de la entidad financiera y transmite únicamente esos a Fudsia Pay.

De esos mensajes podremos tratar:

• Remitente del mensaje.
• Contenido de la notificación bancaria.
• Fecha y hora de recepción.
• Identificador del dispositivo autorizado.
• Estado técnico del teléfono, para advertir cuando deje de reportar.

Los demás mensajes de texto del teléfono no se leen, no se transmiten y no se almacenan. La autorización puede revocarse en cualquier momento desconectando el dispositivo desde el panel de Fudsia Pay, con lo que deja de poder enviar información.

5.6. Información técnica

Podremos recopilar automáticamente información como:

• Dirección IP.
• Navegador.
• Tipo de dispositivo.
• Sistema operativo.
• Fecha y hora de acceso.
• Registros de actividad.
• Eventos dentro de la plataforma.
• Información relacionada con errores.
• Información de autenticación y seguridad.

5.7. Información comercial y de facturación

Podremos tratar:

• Datos del comercio.
• Información del representante o administrador.
• Plan contratado.
• Historial de facturación.
• Información de pagos realizados a Fudsia Pay.
• Información contractual.

6. Finalidades del tratamiento

Fudsia Pay podrá tratar información personal para las siguientes finalidades:

• Crear y administrar cuentas de usuario y comercios.
• Prestar el servicio de verificación y conciliación de pagos.
• Extraer información de comprobantes de pago.
• Comparar información contenida en comprobantes con notificaciones o registros de transacciones autorizados por el comercio.
• Determinar si una transacción coincide con los parámetros establecidos para su verificación.
• Detectar comprobantes potencialmente alterados, inconsistentes o fraudulentos.
• Detectar comprobantes o transacciones previamente utilizados.
• Generar estados como pago confirmado, pendiente, rechazado, duplicado o sujeto a revisión.
• Informar al comercio o al usuario sobre el resultado de la verificación.
• Mantener un historial de operaciones y verificaciones.
• Generar reportes y procesos de conciliación.
• Ejecutar APIs, webhooks e integraciones solicitadas por los comercios.
• Gestionar soporte técnico y solicitudes de usuarios.
• Prevenir fraude, abuso, accesos no autorizados e incidentes de seguridad.
• Mantener registros técnicos y de auditoría.
• Mejorar la confiabilidad, seguridad y desempeño del servicio.
• Generar estadísticas, métricas o análisis utilizando, cuando resulte posible, información agregada o anonimizada.
• Cumplir obligaciones legales, regulatorias, contables, contractuales o requerimientos de autoridades competentes.
• Gestionar la relación comercial con clientes y comercios.
• Enviar comunicaciones relacionadas con el funcionamiento, seguridad o administración del servicio.
• Enviar comunicaciones comerciales cuando exista autorización o cuando sean permitidas por la legislación aplicable.

7. Uso de inteligencia artificial y procesamiento automatizado

Fudsia Pay podrá utilizar tecnologías automatizadas, incluyendo OCR, algoritmos, modelos de inteligencia artificial y reglas de validación, para analizar comprobantes y otra información relacionada con una transacción.

Estas herramientas podrán utilizarse, entre otras cosas, para:

• Leer información contenida en un comprobante.
• Identificar monto, fecha, hora, entidad financiera o referencia.
• Detectar inconsistencias.
• Comparar información entre distintas fuentes.
• Identificar posibles duplicados.
• Evaluar señales asociadas con comprobantes potencialmente manipulados.
• Clasificar una transacción para su confirmación o revisión.

Cuando resulte necesario, una operación podrá ser remitida a revisión adicional.

Fudsia Pay no utilizará datos personales identificables para entrenar modelos generales de inteligencia artificial para finalidades distintas de la prestación o mejora autorizada del servicio sin contar con la base legal, autorización y divulgaciones que resulten aplicables.

8. Tratamiento de datos provenientes de Google y Gmail

Cuando un comercio conecta su cuenta de Google, Fudsia Pay utiliza la información obtenida mediante Google únicamente para proporcionar las funciones que el usuario haya autorizado.

En particular, Fudsia Pay podrá utilizar información de Gmail para identificar notificaciones relacionadas con pagos y contrastarlas con comprobantes o solicitudes de verificación recibidas por el comercio.

Fudsia Pay:

• Solicitará únicamente los permisos de Google necesarios para las funcionalidades ofrecidas.
• No utilizará datos obtenidos mediante Google para publicidad personalizada.
• No venderá datos obtenidos mediante las APIs de Google.
• No utilizará dichos datos para determinar solvencia crediticia ni para actividades de otorgamiento de crédito.
• No transferirá datos de Google a corredores de datos, plataformas publicitarias o terceros que los utilicen para finalidades ajenas al servicio.
• Limitará el acceso humano a información obtenida mediante Google a aquellos casos permitidos por las políticas aplicables, como consentimiento específico del usuario, soporte solicitado, investigación de incidentes de seguridad o cumplimiento de obligaciones legales.
• Implementará medidas razonables de seguridad para proteger credenciales, tokens y datos obtenidos mediante la integración.

El uso y transferencia a otras aplicaciones de información recibida de las APIs de Google se realizará de conformidad con la Google API Services User Data Policy, incluyendo los requisitos de Limited Use que resulten aplicables.

Desconexión de Google

El usuario podrá revocar la autorización de acceso de Fudsia Pay a su cuenta de Google mediante:

• La configuración disponible en Fudsia Pay, cuando corresponda.
• La configuración de seguridad y aplicaciones conectadas de su cuenta de Google.
• Una solicitud dirigida a Fudsia Pay.

Una vez revocada la autorización, Fudsia Pay dejará de realizar nuevas consultas mediante dicha autorización.

La información previamente tratada podrá conservarse únicamente cuando sea necesaria para el historial legítimo de operaciones, cumplimiento contractual, seguridad, atención de reclamaciones u obligaciones legales, y será eliminada o anonimizada cuando deje de ser necesaria para dichas finalidades.

9. Compartición de información y proveedores tecnológicos

Fudsia Pay podrá contratar terceros para prestar servicios tecnológicos necesarios para su funcionamiento, incluyendo:

• Infraestructura en la nube.
• Bases de datos.
• Almacenamiento.
• Servicios de correo electrónico.
• Servicios de mensajería.
• Procesamiento de imágenes y documentos.
• OCR.
• Inteligencia artificial.
• Monitoreo y seguridad.
• Analítica técnica.
• Soporte tecnológico.

Estos proveedores podrán actuar como Encargados o subencargados del tratamiento y solo deberán procesar información conforme a las instrucciones y finalidades autorizadas y a las obligaciones contractuales y legales que correspondan.

Cuando Fudsia Pay procesa información por cuenta de un comercio, podrá comunicar el resultado de las verificaciones y los datos necesarios al comercio correspondiente.

También podremos revelar información cuando sea necesario para:

• Cumplir una obligación legal.
• Atender una orden judicial o administrativa.
• Responder a una autoridad competente.
• Investigar fraude o incidentes de seguridad.
• Defender los derechos e intereses legítimos de Fudsia Pay, sus usuarios o terceros, dentro de los límites legales.

Fudsia Pay no vende datos personales.

10. Transferencia y transmisión internacional de datos

Algunos proveedores tecnológicos utilizados por Fudsia Pay podrán operar infraestructura ubicada fuera de Colombia.

Por esta razón, determinados datos podrán ser objeto de transmisión o transferencia internacional cuando sea necesario para prestar el servicio.

Fudsia Pay adoptará las medidas contractuales, técnicas y organizacionales correspondientes para que estas operaciones se realicen conforme a la legislación colombiana de protección de datos personales y a los estándares aplicables.

11. Conservación de la información

Fudsia Pay conservará los datos personales únicamente durante el tiempo razonablemente necesario para:

• Prestar el servicio.
• Mantener el historial de verificaciones requerido por el comercio.
• Cumplir obligaciones contractuales.
• Resolver disputas o reclamaciones.
• Prevenir fraude.
• Mantener registros de seguridad y auditoría.
• Cumplir obligaciones legales, fiscales, contables o regulatorias.

Una vez desaparezca la finalidad que justificó el tratamiento y no exista una obligación legal o contractual de conservación, la información podrá ser eliminada, anonimizada o bloqueada de acuerdo con los procedimientos internos aplicables.

12. Seguridad de la información

Fudsia Pay implementará medidas técnicas, administrativas y organizacionales razonables orientadas a proteger la información contra:

• Acceso no autorizado.
• Pérdida.
• Alteración.
• Destrucción.
• Divulgación indebida.
• Uso fraudulento.
• Acceso accidental.
• Tratamiento no autorizado.

Estas medidas podrán incluir controles de acceso, autenticación, registros de actividad, separación de permisos, mecanismos criptográficos y monitoreo de seguridad, según corresponda.

No obstante, ningún sistema conectado a Internet puede garantizar un nivel absoluto de seguridad.

13. Datos sensibles

Fudsia Pay no solicita de manera ordinaria datos personales sensibles para prestar su servicio.

Si un usuario incorpora voluntariamente información sensible dentro de un documento, comprobante, mensaje o archivo, esta podrá ser procesada incidentalmente como parte del contenido recibido.

Cuando resulte aplicable, Fudsia Pay observará las reglas especiales establecidas por la legislación colombiana para el tratamiento de datos sensibles.

14. Datos de niños, niñas y adolescentes

Fudsia Pay es un servicio dirigido principalmente a comercios y personas con capacidad para realizar operaciones comerciales.

Fudsia Pay no busca recopilar intencionalmente datos personales de niños, niñas o adolescentes salvo cuando su tratamiento resulte legalmente permitido y se cumplan las condiciones especiales establecidas por la legislación colombiana.

15. Derechos de los titulares

De conformidad con la legislación colombiana aplicable, el Titular de los datos personales podrá, entre otros:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada cuando esta sea legalmente requerida.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
• Presentar consultas o reclamos relacionados con el tratamiento de su información.
• Solicitar la corrección de información parcial, inexacta, incompleta, fraccionada o que induzca a error.
• Solicitar la supresión de sus datos personales cuando resulte procedente.
• Revocar la autorización otorgada cuando resulte legalmente procedente.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales en los términos establecidos por la legislación.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando considere que se han infringido las normas sobre protección de datos personales, una vez agotado el trámite correspondiente ante el Responsable o Encargado cuando ello sea exigible.

La revocatoria de la autorización o solicitud de eliminación no procederá cuando exista un deber legal, contractual o una finalidad legítima que requiera la conservación de la información.

16. Consultas y reclamos

Las solicitudes relacionadas con protección de datos personales podrán presentarse a:

• Área responsable: Protección de Datos / Administración Fudsia Pay
• Correo electrónico: fudsiapay@gmail.com

La solicitud deberá contener, cuando resulte necesario:

• Nombre e identificación del Titular.
• Datos de contacto.
• Descripción de la solicitud.
• Información suficiente para identificar los datos o la relación con Fudsia Pay.
• Documentos o soportes que el solicitante considere relevantes.

Fudsia Pay podrá solicitar información razonable para verificar la identidad del solicitante y evitar la entrega o modificación de información a personas no autorizadas.

Consultas

Las consultas serán atendidas dentro de un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recepción.

Cuando no sea posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado las razones de la demora y la nueva fecha de respuesta, que no podrá superar los cinco (5) días hábiles adicionales, de conformidad con la legislación aplicable.

Reclamos

Los reclamos serán atendidos dentro de un término máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recepción completa.

Cuando no sea posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado las razones de la demora y la nueva fecha de respuesta, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles adicionales, de acuerdo con la legislación aplicable.

Cuando Fudsia Pay actúe únicamente como Encargado del Tratamiento por cuenta de un comercio, podrá remitir la solicitud al comercio Responsable o coordinar con este su respuesta.

17. Autorización para el tratamiento

Cuando la legislación requiera autorización del Titular, esta podrá obtenerse mediante mecanismos físicos, electrónicos, digitales o cualquier otro medio que permita acreditar una manifestación previa, expresa e informada.

El uso voluntario de determinadas funcionalidades podrá implicar la solicitud de autorizaciones específicas.

La conexión de servicios externos como Google se realizará mediante los mecanismos de autorización proporcionados por el respectivo proveedor.

18. Cookies y tecnologías similares

Los sitios y aplicaciones de Fudsia Pay podrán utilizar cookies, almacenamiento local u otras tecnologías necesarias para:

• Mantener sesiones.
• Autenticar usuarios.
• Recordar preferencias.
• Prevenir fraude.
• Mejorar la seguridad.
• Diagnosticar errores.
• Analizar técnicamente el funcionamiento de la plataforma.

Cuando la legislación aplicable requiera consentimiento para tecnologías no esenciales, Fudsia Pay implementará los mecanismos correspondientes.

19. Cambios a esta Política

Fudsia Pay podrá actualizar esta Política cuando existan:

• Cambios legales o regulatorios.
• Nuevas funcionalidades.
• Cambios en el tratamiento de datos.
• Nuevas integraciones tecnológicas.
• Modificaciones relevantes en sus procesos.

La versión vigente estará disponible en el sitio web de Fudsia Pay e indicará la fecha de su última actualización.

Cuando un cambio implique una nueva finalidad que requiera autorización adicional, Fudsia Pay solicitará el consentimiento correspondiente cuando resulte legalmente necesario.

20. Vigencia

La presente Política entra en vigencia a partir del 28 de agosto de 2026.

Las bases de datos sujetas a esta Política permanecerán vigentes durante el tiempo necesario para el cumplimiento de las finalidades descritas y mientras subsistan obligaciones legales, contractuales, operativas o de seguridad que justifiquen su conservación.

21. Contacto

Para ejercer derechos de protección de datos, presentar consultas, solicitudes de eliminación, revocatorias o reclamos, los Titulares podrán comunicarse con:

• FUDSIA S.A.S.
• NIT: 902096934-8
• Dirección: Cra 50a 25 41
• Ciudad: Bello, Antioquia, Colombia
• Correo de privacidad: fudsiapay@gmail.com
• Teléfono: 3225297939
• Sitio web: https://fudsiapay.com